Jawaban Take Home UAT SIM

1. Perbedaan pengembangan software dan pengembangan system informasi

Software dapat didefinisikan sebagai perintah (program komputer) yang bila dieksekusi memberikan fungsi dan unjuk kerja seperti yang diinginkan. Struktur data yang memungkinkan program memanipulasi informasi secara proporsional, dan dokumen yang menggambarkan operasi dan kegunaan program. Jadi pengembangan software hanya terbatas pada pengembangan aplikasi saja yang dapat menghasilkan informasi yang sesuai dengan kebutuhan manajemen untuk proses pengambilan keputusan. Software memiliki dua peran, di satu sisi berfungsi sebagai sebuah produk dan di sisi lain sebagai alat yang berfungsi memproses sebuah produk atau data. Software merupakan transformer informasi yang memproduksi, mengatur, memperoleh, memodifikasi, menampilkan, atau menghasilkan informasi bagi manajemen. Pengembangan software merupakan bagian dari pengembangan sistem informasi.

Sedangkan pengembangan sistem informasi pada suatu perusahaan merupakan suatu kegiatan yang bersifat holistik untuk membangun suatu sistem informasi melalui pengembangan komponen-komponen sistem informasi, yaitu meliputi pengembangan hardware, network, sumber daya manusia, database dan software itu sendiri. Pengembangan sistem informasi merupakan penyusunan suatu sistem informasi yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.

2. Hal – hal yang dapat menyebabkan kesalahan fatal di perusahaan dalam pengalihan sistem lama ke sistem baru .

Alasan kenapa suatu perusahaan (organisasi) harus melakukan penggantian sistem lama ke yang baru disebabkan beberapa hal :
1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa :
• Ketidakberesan sistem yang lama yang dapat menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.
• Pertumbuhan organisasi akan membawa konsekuensi pada kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, karena sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan
Dalam keadaan persaingan pasar yang ketat, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan dan peluang-peluang pasar, sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen.
3. Adanya instruksi dari pimpinan atau adanya peraturan pemerintah
Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksiinstruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah

Berdasarkan 3 (tiga) alasan utama tadi untuk penggantian sistem di organisasi (perusahaan) yang dapat menyebabkan penggantian tersebut bersifat fatal terhadap organisasi yaitu :
a. Belum terdefinisikan dan teridentifikasikan secara jelas kebutuhan (Requirement) akan sistem baru tersebut untuk mengatasi masalah-masalah yang terjadi pada sistem lama atau kebutuhan yang harus dipenuhi pada sistem baru.
b. End User yang sudah terbiasa menggunakan sistem lama dalam hal penggunaan menu aplikasi , problem solving dan penarikan laporan sehingga ketika menggunakan sistem baru ada semacam resistensi (penolakan) menggunakan sistem baru dan jika digunakan input data bisa salah dan laporan bagi manajemen menjadi misleading.
c. Kelalaian menetapkan kebutuhan pemakai dan melibatkan pemakaidan kurang sempurnanya evaluasi kualitas dan analisis biaya
d. Adanya perbedaan dasar-dasar perhitungan (misalnya: penilaian mark to market atas asset) antara sistem lama dan sistem baru sehingga dalam pembuatan laporan menjadi salah.
e. Proses migrasi (interface) ketika sistem lama selesai dan dimulai sistem baru kadangkala pada proses (migrasi) interface tersebut tidak berjalan secara baik dalam hal mapping data-data perusahaan (terutama data-data keuangan) bisa jadi karena perbedaan sistem akuntasi yang digunakan oleh masing masing sistem tersebut.

Berbagai cara supaya kesalahan dalam proses penggantian sistem di organisasi (perusahaan) tidak bersifat fatal/gagal.

a. Identifikasi secara jelas kebutuhan organisasi (requerment) akan sistem informasi yang baru secara detail dan jelas serta kemungkinan pengembangannya ke depan untuk memenuhi ketentuan regulator.
b. Identifikasi secara jelas kelemahan-kelemahan pada sistem yang lama dan bagaimana seharusnya dan kalau bisa solusinya atau hasil laporan seharusnya yang diinginkan manajemen atau yang harus memenuhi standar ketentuan regulator.
c. Jika penggantian sistem ini melibatkan pihak ketiga (vendor) untuk outsourching dibuatkan Business Requirement System (BRS) secara jelas dan terperinci dan ditawarkan kepada vendor yang qualified.
d. Sebelum diimplementasikan di perusahaan (organisasi) dilakuakan test atas sistem yang baru tersebut, apakah sudah sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan organisasi perusahaan dan manajemen.
e. Pada waktu mejelang implementasi lakukan pelatihan kepada end user dalam menggunakan sistem yang baru, data data yang harus diinput serta perbedaan dengan sistem yang lama.
f. Pada saat migrasi dari sistem lama ke sistem baru harus dilakukan pengecekan apakah data terakhir pada sistem baru sudah sama dengan data awal pada sistem baru.
g. Implementasikan secara serentak untuk menghindari berjalannya dua sistem pada saat yang bersamaan sehingga memerlukan proses konsolidasi.

3. Urgensi maintainability (pemeliharaan) dari suatu software :

Pemelihaaan software berfokus pada perubahan yang dapat disebabkan :
a. Perubahan karena software error (Corective Maintenance)
b. Perubahan karena software disesuaikan / diadaptasi dengan lingkungan external, misalnya munculnya CPU baru, sistem operasi baru (Adaptive Maintenance) yang meliputi pemeliharaan pada sistem operasi, Relational DataBase Management System, dan bahasa.
c. Perubahan software yang disebabkan customer / user meminta fungsi tambahan, misalnya fungsi grafik, fungsi matematik, dll (Perfective Maintenance)

Pentingnya pemeliharaan software adalah :
a. Software di diperusahaan itu merupakan asset dari perusahaan tersebut yang menunjang kelancaran operasional diperusahaan dan mempunyai peranan yang sangat penting karena semua aktifitas organisasi sekarang ini sudah berbasis IT (dimana software merupakan komponen IT).
b. Untuk mengembangkan suatu sofware diperusahaan itu sangat mahal karena harus melalui proses perencanaan, development, implementasi yang memerlukan biaya yang sangat mahal dan waktu yang lama.
c. Pemeliharaan software juga dimaksudkan untuk menjaga performance kinerja software tersebut untuk mengatisipasi perubahan lingkungan internal maupun eksternal.
d. Pemeliharaan software juga untuk menjaga software tersebut dari serangan virus komputer maupun hacker yang dapat mengurangi kinerjanya atau mencuri data perusahaan (security database).

4. Pengertian Enterpirise Resource Planing (ERP) dan bagaimana implementasi sistem informasi yang berbasis ERP.

Enterprise Resource Planing (ERP) merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan.
Syarat terpenting dari sistem ERP adalah integrasi, dimana dengan integrasi dapat menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi. Pada sistem ERP database sistem yang ada dapat mengijinkan setiap departemen dalam perusahaan untuk menyimpan dan mengambil informasi secara real-time. Informasi tersebut harus dapat dipercaya (dijaga akuntabilitasnya), dapat mudah diakses dan mudah disebarluaskan.
Rancangan perangkat lunak modular harus berarti bahwa sebuah bisnis dapat memilih modul-modul yang diperlukan, dikombinasikan dan disesuaikan dari vendor yang berbeda, dan dapat menambahkan modul baru untuk meningkatkan unjuk kerja bisnis.
Konsep Dasar Kerja ERP:

Implementasi system informasi dengan menggunakan system ERP, maka akan mengintegrasikan semua system informasi di setiap departemen kedalam satu sistem aplikasi dan database tetapi setiap departemen dimungkinkan untuk memiliki modul masing-masing. Modul ERP, meliputi :
• Manufacturing
• Supply Chain Management
• Financials
• Projects
• Human Resources
• Customer Relationship Management
• Data warehouse
• Access Control
• Customization
Implementasi sistem ERP tergantung pada ukuran bisnis, ruang lingkup dari perubahan dan peran serta pelanggan. Biasa perusahaan membutuhkan jasa konsultasi, kustomisasi dan jasa pendukung. Migrasi data adalah salah satu aktifitas terpenting dalam menentukan kesuksesan dari implementasi ERP dan migrasi data merupakan aktifitas terakhir sebelum fase produksi.
Langkah strategi migrasi data yang dapat menentukan kesuksesan implementasi ERP :
• Mengidentifikasi data yang akan di migrasi
• Menentukan waktu dari migrasi data
• Membuat template data
• Menentukan alat untuk migrasi data
• Memutuskan persiapan yang berkaitan dengan migrasi
• Menentukan pengarsipan data

This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.